העובדים מבקשים במערכת.
אתם מאשרים בלחיצה — והכל מתועד.
חופשה, מקדמה, אישור מחלה, אישור העסקה, עדכון חשבון בנק, דיווח מילואים. במקום הודעות וואטסאפ שנעלמות ופתקים על השולחן — בקשה מסודרת מהעובד, תיבה אחת אצלכם, והחלטה שנרשמת עם שם ותאריך.
״אישרת לי!״
בקשת החופשה הגיעה בוואטסאפ לנייד הפרטי שלכם. אישור המחלה צולם ונשלח לקבוצת המשמרת. המקדמה אושרה בשיחה במסדרון. אישור העסקה לבנק נשלח מהמייל של מנהל הסניף. עדכון חשבון הבנק? הודעה אחת: ״תעביר לי לחשבון החדש״.
אף אחד מהדברים האלה לא רשום במקום שאפשר לחזור אליו. וכשמתעורר ויכוח — על יום חופשה, על סכום מקדמה, על מה בכלל ביקשתם — מי שיש לו תיעוד מנצח, ומי שיש לו זיכרון מסביר. בקשות עובדים בנטלוש הופכות כל אחת מההודעות האלה לרשומה עם תאריך, ואת התשובה שלכם להחלטה חתומה בזמן.
עד היום נטלוש שלחה מסמכים לעובדים. עכשיו היא גם מקבלת מהם.
זה אותו פורטל שהעובד כבר נכנס אליו כדי לראות את תלוש השכר — רק שעכשיו הוא יכול גם לפנות אליכם דרכו. ואצלכם זה נוחת בתיבה, לא בטלפון.
בקשה עם שדות, לא הודעה חופשית
העובד בוחר סוג בקשה, והמערכת מבקשת ממנו בדיוק את מה שחסר: תאריכים לחופשה ולמחלה, סכום למקדמה, מטרה לאישור העסקה. אישור רופא או אישור מילואים? צירוף המסמך הוא תנאי לשליחה. לא מגיעה אליכם בקשה חסרה שצריך לרדוף אחריה בשלוש הודעות.
תיבה אחת לכל הבקשות, עם שני מגשים
״ממתינות לטיפול״ ו״טופלו״. בקשה שטופלה לא נעלמת — היא עוברת מגש, עם מי החליט, מה הוא כתב ומתי. אתם רואים בכל רגע מה פתוח מול מה סגור, בלי לגלול שרשור וואטסאפ אחורה לחודש שעבר.
אישור או דחייה — ותשובה שאי אפשר להכחיש
אשר או דחה, אפשר לצרף מסמך תשובה (מכתב חתום, אישור), אפשר להוסיף הערה שהעובד רואה. ההחלטה נרשמת עם שם המחליט וחותמת זמן, ומופיעה אצל העובד בפורטל. ״אישרת לי!״ הפסיק להיות ויכוח של מי זוכר יותר טוב.
שבעה סוגי בקשות
לכל סוג יש שדות משלו וכלל משלו לגבי מה חובה לצרף. זה ההבדל בין בקשה שאפשר להחליט עליה מיד לבין בקשה שדורשת שלוש הודעות המשך.
חופשה
הבקשה שהיום נעלמת בהודעה
העובד ממלא: תאריך התחלה ותאריך סיום, והערה אם צריך
אצלכם: כשהבקשה מאושרת מקבלים על כך התראה גם העובד וגם כל אנשי הצוות שלכם במערכת — כך שמי שמכין את השכר יודע על החופשה בלי שמישהו יזכיר לו.
דיווח מחלה
אישור הרופא מגיע כמסמך, לא כצילום מסך
העובד ממלא: טווח תאריכים + צירוף אישור הרופא (חובה)
אצלכם: סינון מוכן לרואה החשבון או למנהלת השכר: כל דיווחי המחלה של החודש במקום אחד, עם האישורים מצורפים.
מקדמה על חשבון שכר
מי ביקש, כמה, מי אישר — ומי חתם
העובד ממלא: סכום מבוקש והערה
אצלכם: החלטה מתועדת עם הסכום, שם המאשר והתאריך, וסינון ״מקדמות שאושרו החודש״ לקראת הרצת השכר. ומתוך אותה בקשה — ״שלח לחתימה״ להסכמת הניכוי בכתב. נטלוש לא מעבירה כספים ולא מנכה.
אישור העסקה
לבנק, לשכירות, למשכנתא
העובד ממלא: מטרת האישור, ואישור מפורש של העובד ששמו המלא ופרטיו נכונים לפני השליחה
אצלכם: הבקשה מגיעה עם הפרטים שהעובד אישר בעצמו, ואתם מצרפים את המכתב החתום שלכם לתשובה. הוא נכנס לפורטל שלו — לא נשלח מהמייל הפרטי של מנהל הסניף.
עדכון פרטי חשבון בנק
כאן נמצאת ההונאה. ראו את הפרק הבא
העובד ממלא: צירוף אישור ניהול חשבון או טופס בנק (חובה)
אצלכם: בקשה מתועדת עם מסמך בנקאי מצורף והחלטה חתומה בזמן, במקום הודעה שמבקשת להעביר את השכר לחשבון אחר. נטלוש לעולם לא שומרת פרטי חשבון בנק כנתונים — רק את המסמך.
דיווח מילואים
הימים שאף אחד לא רושם
העובד ממלא: טווח תאריכים + צירוף אישור הצבא (חובה)
אצלכם: מונה בראש התיבה של ימי המילואים שטרם הוגשה עליהם תביעה (501), תקופות חופפות נספרות פעם אחת, וייצוא בלחיצה של כל מה שהתביעה צריכה. פרק מלא על זה למטה.
מסמך כללי
ההעלאה שכבר הכרתם — עכשיו עם סטטוס
העובד ממלא: צירוף מסמך, ותיאור אם העובד רוצה
אצלכם: בדיוק מה שהעובדים שולחים לכם היום, רק שעכשיו זו בקשה עם סטטוס והחלטה, ולא קובץ שנכנס לרשימה ומקבל ✓ ״נצפה״.
״תעביר לי לחשבון אחר״ — ההודעה שהכי כדאי שלא תגיע בהודעה
הונאת הפניית שכר עובדת בדיוק כך: מישהו שהשתלט על חשבון המייל או על מספר הטלפון של עובד מבקש לעדכן את חשבון הבנק לפני יום השכר. הבקשה נראית שגרתית לחלוטין, מגיעה בערוץ שכולם משתמשים בו, ומאושרת בשנייה כי היא בקשה קטנה. את הכסף מגלים חסר רק אחרי שהוא יצא.
בנטלוש בקשת עדכון חשבון בנק לא יכולה להיות סתם הודעה. היא מגיעה מהחשבון של העובד בפורטל, חייבת מסמך בנקאי מצורף — אישור ניהול חשבון או טופס בנק — ומקבלת החלטה מתועדת עם שם המחליט וחותמת זמן. אם משהו בהמשך מתברר כלא בסדר, יש לכם עקבות: מי הגיש, מתי, איזה מסמך הוא צירף ומי אישר.
ובכוונה, מה שאין: נטלוש לא שומרת פרטי חשבון בנק של עובדים כנתונים. אין שדה מספר חשבון ואין שדה מספר סניף. הבקשה היא המסמך שהעובד צירף, ואתם מעבירים אותו לגורם שמריץ אצלכם את השכר. מה שלא נשמר — לא יכול לדלוף.
ההצהרה שלכם — לפני שהבקשה נשלחת
יש דברים שאתם רוצים שכל עובד יאשר לפני שהוא מגיש בקשה: ״ידוע לי שמחלה מעל יומיים מחייבת אישור רופא״, ״אני מאשר שהתאריכים תואמו עם המנהל הישיר״. בנטלוש אתם כותבים את הנוסח — לכל סוג בקשה בנפרד, מתוך תיבת הבקשות, בלי לערב אף אחד — ובוחרים: הערה שמוצגת לעובד, או תנאי שחוסם את השליחה עד שהעובד מסמן שאישר.
והחלק שסוגר את המעגל: הנוסח המדויק שהיה בתוקף ברגע ההגשה נשמר על הבקשה עצמה, לצמיתות. שיניתם את הנוסח בעוד חצי שנה? בקשות ישנות ממשיכות להציג בדיוק את מה שהעובד ראה ואישר אז. ״לא ראיתי את זה״ הפסיק להיות טענה שאי אפשר לבדוק.
האכיפה בצד המערכת, לא בצד המסך: בקשה מסוג שדורש אישור לא מתקבלת בלי אישור — גם לא בדרכים עוקפות. את הנוסח עצמו נטלוש לא מנסחת ולא בודקת משפטית; הוא שלכם, ומוצג לעובד כלשונו. והכול כלול בכל המסלולים, בלי תוספת מחיר.
שילמתם שכר על ימי מילואים. מישהו סופר אותם?
בתקופת המילואים המעסיק ממשיך לשלם, וביטוח לאומי מחזיר את הכסף — אבל רק אם מוגשת תביעת מעסיק. בפועל אף אחד לא רושם את הימים, האישורים נשארים בגלריה של העובד, והתביעה מוגשת באיחור או בכלל לא.
מונה אחד בראש התיבה: ״X ימי מילואים שטרם הוגשה עליהם תביעה (501)״
הוא מופיע מעל רשימת הבקשות עם פירוט לפי עובד, ונעלם לגמרי כשאין ימים פתוחים. הוא מחושב כשאתם פותחים את המסך — נטלוש לא שולחת לכם תזכורות ולא מנדנדת. הימים נספרים רק מדיווחי מילואים שאתם אישרתם.
תקופות חופפות נספרות פעם אחת
עובד שדיווח על 1–5 ביולי ואחר כך על 3–8 ביולי לא יצר 12 ימים. המערכת מאחדת את הטווחים וסופרת 8. דיווח כפול לא מנפח תביעה, ואתם לא מגישים מספר שלא תוכלו להגן עליו.
כל תקופה נשארת בקשה נפרדת עם האישור הצבאי שלה — האיחוד הוא רק בספירה.
״ייצוא לתביעה״ — קובץ אחד לרואה החשבון
לחיצה אחת מורידה ZIP שבתוכו שלושה דברים: גיליון עם שם העובד, ת.ז. או דרכון, כל טווחי התאריכים וסך הימים; דף סיכום בעברית; וכל האישורים הצבאיים עצמם. זה כל מה שצריך בשביל להגיש — במקום לרדוף אחרי צילומים.
אחרי ההגשה לוחצים ״סמן כהוגש״ והמונה מתאפס. הימים לא נמחקים — הם פשוט מסומנים כמטופלים, וההיסטוריה נשארת.
ובמה נטלוש לא נוגעת: היא לא מחשבת את סכום ההחזר, לא מגישה את התביעה במקומכם ולא נוגעת בכספים. היא אוספת, סופרת ומייצרת את הקובץ. ההגשה לביטוח לאומי נעשית על ידכם או על ידי רואה החשבון, כרגיל.
מהבקשה עד ההחלטה
ארבעה שלבים, ואף אחד מהם לא דורש ממישהו לזכור לחזור למישהו.
- 01
העובד בוחר מה הוא צריך
בפורטל העובדיםמסך אחד עם סוגי הבקשות. הוא בוחר, ממלא את השדות שהסוג דורש, מצרף מסמך אם הסוג מחייב — ושולח. הפורטל בשפה שלו, מהנייד, בלי אפליקציה להתקין.
- 02
אתם מקבלים התראה, לא הודעה
אצלכם במערכתהבקשה נכנסת לתיבת ״ממתינות לטיפול״ ומופיעה בפעמון ובמונה הבקשות הפתוחות. כל מי שמורשה לראות מסמכים בעסק רואה אותה — לא רק מי שהעובד תפס ראשון בטלפון.
- 03
אתם מחליטים
אצלכם במערכתפותחים את הבקשה, רואים את השדות ואת המסמכים המצורפים. אשר או דחה. אפשר לצרף מסמך תשובה, אפשר להוסיף הערה. רוצים שהעובד יקבל גם SMS? מסמנים תיבה — אחרת זה לא נשלח ולא מחויב.
- 04
ההחלטה נשארת רשומה
בשני הצדדיםהעובד רואה את הסטטוס וההערה בפורטל שלו, ומקבל את המסמך שצירפתם. אצלכם הבקשה עוברת למגש ״טופלו״ עם שם המחליט וחותמת זמן. אף אחד מהצדדים לא צריך לזכור.
אישרתם מקדמה. עכשיו צריך הסכמה בכתב לניכוי.
ניכוי מקדמה מהשכר הוא ניכוי לכל דבר, וחוק הגנת השכר מצפה להסכמה בכתב מהעובד. זה החלק שבדרך כלל נשכח: המקדמה משולמת, הניכוי מופיע בתלוש, ואת ההסכמה אף אחד לא ביקש.
בנטלוש, מתוך אותה בקשת מקדמה, יש כפתור ״שלח לחתימה״. אתם בוחרים את המסמך שלכם, והוא נשלח לעובד דרך מנוע החתימה האלקטרונית שכבר עובד אצלכם — עם דף ראיות, חותמת זמן, טביעת אצבע דיגיטלית ומעקב מי חתם ומי טרם. על הבקשה עצמה מופיע תו מצב: נשלח לחתימה נחתם
אפשר לשלוח לפני האישור או אחריו — האישור לא מחכה לחתימה. אישור מקדמה הוא החלטה כספית ולא צריך להיות תלוי במסמך; החתימה נעקבת לידו.
מה שנטלוש לא עושה כאן: היא לא מנסחת את כתב ההסכמה, לא מייצרת אותו ולא שולחת אותו מעצמה. המסמך הוא שלכם, השליחה היא בלחיצה שלכם, והאחריות המשפטית על התוכן נשארת אצלכם ואצל היועץ המשפטי שלכם. מסך השליחה גם אומר במפורש שהמסמך ייספר כמסמך חתום — כדי שהעלות לא תהיה הפתעה בחשבונית.
רוצים להבין קודם את מנוע החתימה עצמו? כל הפרטים על החתמת מסמכים דיגיטלית
מה נשמר בכל בקשה
לא רק ההחלטה — גם מה בדיוק נשאל, מה צורף, ומי ענה.
| מה נשמר | למה זה משמש |
|---|---|
| סוג הבקשה והשדות שלה | תאריכים, סכום או מטרה — לא פרשנות של הודעה חופשית |
| מי הגיש ומתי | זהות העובד וחותמת זמן של ההגשה |
| המסמכים שהעובד צירף | אישור רופא, אישור מילואים, מסמך בנקאי |
| ההחלטה: אושר או נדחה | אישור ודחייה מתועדים באותה מידה |
| מי החליט ומתי | שם המשתמש שהחליט וחותמת זמן ההחלטה |
| ההערה והמסמך שצירפתם לתשובה | מגיעים לפורטל העובד ונשמרים בבקשה |
| ההצהרה שהוצגה לעובד — והאם אושרה | הנוסח המדויק שהיה בתוקף ברגע ההגשה, שמור על הבקשה לצמיתות |
צריכים שהעובד יחתום על מסמך ולא רק יבקש משהו? כך עובדים תהליכי HR מתועדים
ומי שמריץ את השכר מרוויח מזה הכי הרבה
לפני כל הרצת שכר יש את אותו סבב איסוף: מי היה בחופשה, אילו אישורי מחלה הגיעו, אילו מקדמות אושרו. בנטלוש אלה שני סינונים במסך אחד — ״מחלה החודש״ ו״מקדמות שאושרו החודש״ — עם האישורים מצורפים לכל שורה, ומעליהם מונה ימי המילואים שממתינים לתביעה. במקום לשלוח שלוש הודעות ולקוות שכולם יענו לפני העשירי לחודש.
ומה העובד רואה?
אותו פורטל שהוא מכיר, בשפה שלו, מהנייד — בלי אפליקציה להתקין. מסך אחד לבחירת סוג הבקשה, ורשימת ״הבקשות שלי״ עם הסטטוס של כל אחת: ממתינה, אושרה או נדחתה, וההערה שכתבתם. הוא מפסיק להתקשר לשאול מה קרה עם הבקשה, ואתם מפסיקים לענות.
כמה זה עולה
הפיצ׳ר כלול בכל המסלולים ואין עליו תוספת מחיר. הבקשה עצמה, ההחלטה, ההערה וההתראות — הכל בלי חיוב. בקשה בלי מסמך מצורף — חופשה, מקדמה, עדכון פרטי בנק — אינה מחויבת כלל. מה שכן נספר הוא מסמכים: כל מסמך שנשלח, לשני הכיוונים — קובץ שהעובד מצרף לבקשה ומסמך שאתם מצרפים לתשובה — נספר כמסמך כללי ומחויב לפי מסמך.
- הגשת בקשה ללא מסמך, אישור, דחייה והערה ללא חיוב
- התראות, מונה המילואים והייצוא לתביעה ללא חיוב
- מסמך שהעובד מצרף לבקשה מסמך כללי — חיוב לפי מסמך, בתעריף המסלול
- מסמך תשובה שאתם מצרפים להחלטה מסמך כללי — חיוב לפי מסמך, בתעריף המסלול
- כתב הסכמה לניכוי מקדמה שנשלח לחתימה מסמך חתום אחד ממכסת המסמכים החתומים
- SMS לעובד עם ההחלטה — רק אם סימנתם ₪0.40 להודעה, תעריף ה-SMS הרגיל
בפועל: אישור מחלה שעובד צירף הוא מסמך כללי אחד. הוא אינו נגרע ממכסת תלושי השכר של המסלול (50 תלושים בברונזה — הקטן שבמסלולים — ועד 800 בפלטינום), אלא מחויב לפי מסמך, מהמסמך הראשון (ברונזה ₪1.30 · כסף ₪1.00 · זהב ₪1.00 · פלטינום ₪1.00). לרוב העסקים מדובר בכמה מסמכים בחודש — תוספת של שקלים בודדים לחשבון.
שתי הוצאות שהן תמיד בבחירה שלכם, ותמיד מוצגות לפני הלחיצה: ה-SMS (תיבת סימון שמגיעה מכובה — לא סימנתם, לא נשלח ולא חויב), וכתב ההסכמה לניכוי מקדמה, שנספר במכסת המסמכים החתומים (ברונזה ₪2.50 · כסף ₪2.00 · זהב ₪1.80 · פלטינום ₪1.50 למסמך חתום נוסף מעבר למכסה) — מסך השליחה אומר לכם את זה במפורש לפני שאתם שולחים.
מה נטלוש עושה — ומה לא
עדיף שתדעו את זה עכשיו ולא אחרי שתפעילו את הפיצ׳ר.
מה כן
- מקבלת בקשות עובדים כבקשות מסודרות עם השדות שכל סוג דורש
- אוספת את כל הבקשות לתיבה אחת עם מגש פתוח ומגש מטופל
- רושמת את ההחלטה — אישור או דחייה — עם מי החליט ומתי
- מעבירה את התשובה ואת המסמך שצירפתם לפורטל של העובד
- סופרת ימי מילואים שממתינים לתביעה ומייצרת את הקובץ להגשה
- שולחת את כתב ההסכמה לניכוי מקדמה לחתימה — כשאתם לוחצים
- מציגה לעובד את ההצהרה שניסחתם לפני השליחה — וחוסמת את ההגשה עד שאישר, אם כך הגדרתם
מה לא
- לא מנהלת יתרות. נטלוש לא יודעת כמה ימי חופשה או מחלה נותרו לעובד ולא מחשבת אותם — היתרות נשארות בתוכנת השכר שלכם
- לא מעבירה כספים. מקדמה שאושרה היא החלטה מתועדת; התשלום והניכוי נשארים באחריותכם
- לא מנסחת מסמכים משפטיים. את כתב ההסכמה לניכוי אתם מספקים; נטלוש רק שולחת אותו לחתימה בלחיצה שלכם
- לא מחשבת החזר מילואים ולא מגישה את התביעה — היא סופרת, אוספת ומייצאת. ההגשה לביטוח לאומי שלכם
- לא שומרת פרטי חשבון בנק כנתונים — בקשת עדכון חשבון היא מסמך מצורף בלבד
- לא מאשרת בקשות במקומכם ולא שולחת תזכורות. אין אישור אוטומטי, ואין שום דבר שרץ ברקע ומנדנד
- לא מנסחת את ההצהרה שלפני השליחה ולא בודקת את תוקפה המשפטי — הנוסח שלכם, מוצג לעובד כלשונו
נטלוש היא כלי תיעוד. היא מסדרת את הבקשה, מרכזת אותה ורושמת את ההחלטה שלכם. ההחלטה עצמה, התשלום והאחריות המשפטית נשארים אצלכם ואצל היועץ המשפטי שלכם. אין בדף הזה ייעוץ משפטי.
שאלות נפוצות
האם נטלוש מנהלת יתרות ימי חופשה ומחלה?
לא. נטלוש מתעדת את הבקשה ואת ההחלטה — היא לא מחשבת יתרות ולא יודעת כמה ימים נותרו לעובד. חישוב היתרות נשאר בתוכנת השכר שלכם. מה שנטלוש נותנת הוא התיעוד שחסר היום: מי ביקש, על אילו תאריכים, מי אישר ומתי.
איך עובד מגיש בקשת חופשה?
בפורטל העובדים, מאותו מסך שבו הוא רואה את תלושי השכר שלו. הוא בוחר ״חופשה״, ממלא תאריך התחלה ותאריך סיום, מוסיף הערה אם צריך ושולח. הבקשה נכנסת לתיבת הבקשות שלכם. כשהיא מאושרת מקבלים התראה גם העובד וגם אנשי הצוות שלכם במערכת, כך שמי שמכין את השכר יודע על החופשה.
עובד מבקש לעדכן את חשבון הבנק שלו — למה זה מסוכן ואיך נטלוש עוזרת?
בקשה לשינוי חשבון בנק שמגיעה בהודעה היא הווקטור המרכזי של הונאת הפניית שכר: תוקף שהשתלט על חשבון או על מספר טלפון מבקש להעביר את השכר לחשבון אחר, והבקשה נראית לגמרי רגילה. בנטלוש בקשה כזו היא בקשה מסודרת שחייבת מסמך בנקאי מצורף, והיא מגיעה מהחשבון של העובד בפורטל. ההחלטה נרשמת עם שם המחליט וחותמת זמן. נטלוש לעולם לא שומרת את פרטי החשבון עצמם כנתונים — רק את המסמך, שאתם מעבירים לגורם שמריץ אצלכם את השכר.
האם העובד מקבל SMS על כל החלטה?
לא כברירת מחדל. העובד תמיד מקבל התראה במערכת ורואה את הסטטוס בפורטל שלו. SMS נשלח רק אם סימנתם במסך ההחלטה שתרצו לשלוח — וזו הפעולה היחידה בפיצ׳ר הזה שמחויבת, בתעריף ה-SMS הרגיל של המסלול (₪0.40 להודעה). לא סימנתם, לא נשלח, לא מחויב.
אפשר לצרף מכתב או אישור לתשובה?
כן, בכל סוג בקשה. מסך ההחלטה מאפשר לצרף מסמך אחד לתשובה — למשל אישור העסקה חתום, מכתב אישור או טופס. המסמך מגיע לפורטל של העובד יחד עם ההחלטה ונשמר בתוך הבקשה, כך שגם בעוד שנה רואים מה בדיוק נשלח לו.
אפשר לחייב עובד לאשר הצהרה לפני שהוא שולח בקשה?
כן. לכל סוג בקשה אתם יכולים לנסח טקסט משלכם — למשל ״ידוע לי שמחלה מעל יומיים מחייבת אישור רופא״ — ולבחור אם הוא הערה בלבד או תנאי לשליחה. במצב תנאי, כפתור השליחה נעול עד שהעובד מסמן שאישר, והאכיפה היא בצד המערכת, לא רק במסך. הנוסח שהעובד אישר נשמר על הבקשה: גם אתם וגם הוא רואים אותו בפרטי הבקשה, גם שנים אחרי. ההגדרה נעשית מתוך תיבת הבקשות, לוקחת פחות מדקה, וכלולה בכל המסלולים בלי תוספת מחיר.
שיניתי את נוסח ההצהרה — מה קורה לבקשות שכבר הוגשו?
כלום, וזו הנקודה. כל בקשה נושאת את הנוסח שהיה בתוקף כשהוגשה — לא את הנוסח העדכני. בקשות חדשות יקבלו את הנוסח החדש; בקשות ישנות ממשיכות להציג את מה שהעובד ראה בפועל. מחקתם את ההצהרה לגמרי? בקשות חדשות פשוט יוגשו בלעדיה.
העובד שלי לא קורא עברית — באיזו שפה תוצג ההצהרה?
הפורטל עצמו — הכותרות, תיבת הסימון והודעות השגיאה — מוצג בשפת העובד, כמו שאר הפורטל. הטקסט שלכם מוצג בדיוק כפי שכתבתם אותו, בלי תרגום אוטומטי: זה נוסח שיש לו משמעות, ותרגום מכונה של הצהרה הוא בדיוק הדבר שלא רוצים שיקרה לה. אם חשוב לכם שעובד יבין — כתבו את ההצהרה בשפה שהוא קורא.
איך מגישים בקשת אישור העסקה, ומי כותב את האישור?
העובד מגיש בקשה, בוחר את מטרת האישור (בנק, שכירות או אחר) ומאשר במפורש ששמו המלא ופרטיו נכונים — נטלוש מזהה עובדים לפי מספר זהות או דרכון, ולכן השם בקובץ לא בהכרח מדויק. את המכתב עצמו מנפיקים אתם וצורפים אותו לתשובה. הוא מגיע לפורטל של העובד.
איך נטלוש עוזרת עם תביעת המעסיק על ימי מילואים (טופס 501)?
העובד מדווח על תקופת מילואים ומצרף את האישור הצבאי, אתם מאשרים, ומאותו רגע הימים נספרים. בראש תיבת הבקשות מופיע מונה — ״X ימי מילואים שטרם הוגשה עליהם תביעה (501)״ — עם פירוט לפי עובד. לחיצה על ״ייצוא לתביעה״ מורידה קובץ ZIP שבו גיליון עם שם העובד, ת.ז. או דרכון, טווחי התאריכים וסך הימים, דף סיכום בעברית, וכל האישורים הצבאיים עצמם. אחרי ההגשה לוחצים ״סמן כהוגש״ והמונה מתאפס. נטלוש לא מחשבת סכומי החזר, לא מגישה את התביעה ולא נוגעת בכספים — ההגשה לביטוח לאומי נעשית על ידכם או על ידי רואה החשבון.
עובד דיווח פעמיים על תקופות מילואים חופפות — הימים ייספרו כפול?
לא. תקופות חופפות מאוחדות בספירה: דיווח על 1–5 ביולי יחד עם דיווח על 3–8 ביולי נספר כ-8 ימים ולא כ-12. כל תקופה נשארת בקשה נפרדת עם האישור הצבאי שלה — האיחוד הוא רק בספירה, כדי שדיווח כפול לא ינפח את התביעה.
מקדמה מנוכה מהשכר — איך מקבלים הסכמה בכתב מהעובד?
ניכוי מקדמה מהשכר הוא ניכוי, וחוק הגנת השכר מצפה להסכמה בכתב. מתוך בקשת המקדמה עצמה יש כפתור ״שלח לחתימה״: אתם בוחרים את מסמך ההסכמה שלכם, והוא נשלח לעובד דרך מנוע החתימה האלקטרונית של נטלוש — עם דף ראיות, חותמת זמן ומעקב. על הבקשה מופיע תו מצב ״נשלח לחתימה״ ואחר כך ״נחתם״. אפשר לשלוח לפני האישור או אחריו, והאישור לא מחכה לחתימה. נטלוש לא מנסחת את המסמך ולא שולחת אותו מעצמה — הנוסח והאחריות המשפטית שלכם. המסמך נספר כמסמך חתום ממכסת המסלול, ומסך השליחה אומר את זה לפני הלחיצה.
כמה עולות בקשות עובדים?
הפיצ׳ר כלול בכל המסלולים ואין עליו תוספת מחיר: הגשת הבקשה, האישור או הדחייה, ההערה, ההתראות, מונה המילואים והייצוא לתביעה — הכל בלי חיוב. בקשה שאין בה מסמך מצורף אינה מחויבת כלל. מה שנספר הוא מסמכים, לשני הכיוונים: קובץ שהעובד מצרף לבקשה, וכן מסמך תשובה שאתם מצרפים להחלטה, נספרים כמסמך כללי אחד. מסמך כללי אינו נגרע ממכסת תלושי השכר של המסלול (50 תלושים בברונזה ועד 800 בפלטינום) — הוא מחויב לפי מסמך, מהמסמך הראשון (ברונזה ₪1.30 · כסף ₪1.00 · זהב ₪1.00 · פלטינום ₪1.00). שני חיובים נוספים הם תמיד בבחירה שלכם ומוצגים לפני הלחיצה: SMS לעובד עם ההחלטה (₪0.40 להודעה) וכתב הסכמה לניכוי מקדמה שנשלח לחתימה, שנספר ממכסת המסמכים החתומים (ברונזה ₪2.50 · כסף ₪2.00 · זהב ₪1.80 · פלטינום ₪1.50 למסמך נוסף מעבר למכסה).
מי רואה את הבקשות שנכנסות?
כל משתמש שיש לו הרשאת צפייה במסמכים באותו עסק, ולא רק המשתמש הראשי. הבקשה מופיעה בתיבה ובפעמון של כולם, כך שהיא לא מחכה לאדם אחד שנמצא בחופשה. עובד יכול לבטל בקשה בעצמו רק כל עוד היא ממתינה — אחרי שהחלטתם, היא נעולה.
בפעם הבאה שעובד יבקש משהו — זה יגיע לתיבה, לא לנייד שלכם
הפיצ׳ר כלול בכל המסלולים ולא צריך להגדיר אותו: העובדים כבר נכנסים לפורטל בשביל תלוש השכר, ומעכשיו הם יכולים לפנות אליכם משם. חודש ראשון ללא דמי מנוי, בלי התחייבות.